Kotkan Kauppatie ry:n säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on ”Kotkan Kauppatie” ry ja sen kotipaikka on Kotkan kaupunki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoitus on vahvistaa ja edistää kestävästi Kotkan kaupunkikeskustojen ja keskusten elävyyttä ja viihtyisyyttä, lisätä kaupallista veto- ja elinvoimaa, tehdä sitä tunnetummaksi, lisätä elämää ja asiakasliikennettä kaupunkikeskustan alueella sekä vahvistaa positiivista mielikuvaa keskustasta ostos-, asuin-, palvelu-, turisti ja vierailualueena. Yhdistys kehittää keskustoissa toimivien yritysten ja yhteisöjen toimintamahdollisuuksia sekä edistää jäsentensä yhteistoimintaa ja toimintaedellytyksiä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys koordinoi Kotkan kaupunkikeskustojen ja kaupallisten keskusten toiminnallista kehittämistä ja niissä tapahtuvaa toimintaa, opastaa keskuksissa toimivia ammatinharjoittajia, yrityksiä ja yhteisöjä ja suunnittelee yhdessä yrittäjien kanssa toimintaohjeet ja valvoo toimintaohjeiden noudattamista. Yhdistys voi tehdä aloitteita keskustojen fyysiseksi kehittämiseksi. Yhdistys tiedottaa toiminnastaan ja kaupunki- ja kaupallisten keskusten tapahtumista. Yhdistys voi järjestää neuvottelutilaisuuksia, koulutusta ja tiedotustilaisuuksia, neuvontaa, ohjelmallisia tapahtumia sekä harjoittaa alaansa liittyvää julkaisutoimintaa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys kerää jäsenmaksua, voi osallistua hankkeisiin ja hallinnoida hankkeita, voi ottaa vastaan lahjoituksia, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä vuokrata mainos- ja tilapäistä myyntitilaa kaupunkikeskuksista ja kaupallisista keskuksista sekä niiden ulkopuolelta. Kotkan torialueiden hallinnointi kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Yhdistys ei tavoittele taloudellista voittoa. Yhdistys pyrkii toiminnallaan tuottamaan lisäarvoa jäsenistölleen ja yhteistyöverkostolleen.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseniksi voivat liittyä kaikki Kotkassa toimivat yksityiset ammatinharjoittajat ja yrittäjät sekä oikeuskelpoiset yhtiöt, yhdistykset, yhteisöt tai julkiset laitokset, jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti tai suullisesti yhdistyksen toiminnanjohtajalle tai hallituksen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsen- tai yhteistoimintamaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Jäsenmaksua ei palauteta, mikäli jäsenyys päättyy kesken kalenterivuoden.
6. Hallitus ja toiminnanjohtaja
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 5-9 jäsentä ja heidän poissa ollessaan heidän henkilökohtaiset varajäsenensä. Puheenjohtajan ja hallituksen toimikausi on kaksi kalenterivuotta kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus valitsee myös yhdistyksen toiminnanjohtajan, joka toimii myös hallituksen kokousten sihteerinä.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kolmannes hallituksen jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Kotkan kaupungilla on oikeus nimetä henkilö hallituksen kokouksiin läsnäolo- ja puheoikeudella.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa aina kaksi seuraavista yhdessä: hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, hallituksen jäsen ja toiminnanjohtaja. Hallitus voi määrätä toiminnanjohtajan allekirjoittamaan yhdistyksen nimen yksin.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilin- tai toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien/toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään joka vuosi hallituksen määräämänä päivänä loka-joulukuussa. Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmi-huhtikuussa
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni ja sitä käyttää henkilö itse tai jäsenyhteisön nimeämä edustaja.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Yhdistyksen kokousten koolle kutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta joko jäsenille sähköpostilla tai jäsentiedotteella.
11. Vuosikokous ja kevätkokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsiteltävät asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä muut hallituksen jäsenet eronneiden ja/tai erovuoroisten tilalle
6. Valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus.
8. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajan/toiminnantarkastajan lausunto
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosi- tai kevätkokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.